The Odyssey Project of D108: Interview with its founder – Adriana Vasilache (ENG & PL)

The interview in the Polish language translated by Marcin Wasko and Artur Malesza is below

In September 2019 District 108 launched the ODYSSEY PROJECT.

Just like Toastmasters educational Pathways system, this project has two main paths: MENTORING and NETWORKING.

On the mentoring path, the mentor or the mentee is selected based on skills of common interest between the mentor and the mentee. On the networking path, the pair assignments is random.

The aim of the project is to ease the process of finding the right mentor or mentee and network within the Toastmasters community. 

We spoke with Adriana Vasilache, CGD of D108 and the founder of the Odyssey Project asking her many “why’s, how’s, what’s and when’s”. 

Q1. Adriana, tell us how you came up with the idea of the project? What inspired you?

I like to put numbers into figures and observe correlations between different data. While preparing a presentation for a speech and checking the number of club members, of experienced club members and how well the clubs in Finland are doing, it became clear that the struggling clubs have very few experienced members.

Well, you might not really need a study for this, but I hoped that an image tells the story better. It turned out these clubs are also, more often than not, geographically isolated. I also noticed at my home club how the new members were very enthusiastic about getting a mentor, and how the experienced members get easily overloaded. So, to make the story short, after I heard three new members at my club asking at their very first meeting how can they get a mentor, I thought that we should build some kind of mentor pool for Toastmasters in Finland. Soon after I became Club Growth Director and the idea of extending this to the entire district, came only naturally.

To tell the whole truth, I admit that I am a bit shy and was dreaming that this platform can help also those who hesitant to go mentor hunting in the district.

Q2. Why ‘ODYSSEY’? Is it somehow symbolic? 

Yes, it is symbolic.

Here is the place to quote Valeria, our district PR manager, who proposed the name Odyssey with the following:  

When I started looking for the synonyms and the etymology of the word MENTORING I came across an interesting note that Mentor was the name of the person whom Odysseus trusted with the care of his son, Telemachus, while he was travelling.

Then I thought maybe the Odyssey project might work?  This guy had a clear goal but faced obstacles (like finding a great mentor) and he also had to network a lot while traveling home. And the story actually had a happy ending.”

She need not say more.

Telemachus and Mentor in the Odyssey

Q3. Who can participate in the project? How it all works? 

Every Toastmasters member can participate, but we give priority to the Toastmasters members from our District 108.

The functioning principle is the following: for registering, a person fills in a form specifying the skills that he/she is interested to mentor or be mentored. The pre-defined skills are grouped in three categories: communication, leadership of club/district officer skills. If they are interested also in networking they should specify if online or in person meetings are preferred, the city they live in and also several facts about themselves which will be shared with their assigned pair. We also take into account the language in which the participant wants to conduct his/her mentoring/networking meetings in.

The process is structured in rounds: one round starts when the pair is assigned, and each mentoring or networking pair is given three weeks’ time to meet online or in person. After three weeks each participant gets a link to give feedback about their mentoring or networking pair and the process in general. They should also specify if they want to continue with the same mentor/mentee. The pair continues only if both of them desire so. Otherwise a new mentor/mentee will be assigned for the next round, and so on until a suitable mentor/mentee is found. On the networking path the assigned pair changes automatically at every round. The feedback part takes one week, therefore a round takes 4 weeks. When a participant decides to be active in a round it is a sign of respect to stick to the engagement because at the other end of the pair there is a person waiting in vain. This is why after each round there is possibility to decide on whether to continue or not at the next round.

There is also a Facebook group for the platform, which enables sharing mentoring or networking meeting’s experiences, sharing knowledge about mentoring, getting answers to questions about the platform and  keeps the participants up to date with the milestones in their Odyssey journey.

We are now finishing the second round. With the participant feedback collected from the first two rounds, we will adjust slightly the process for the next rounds, but the principle stays the same: tell what you want to learn, teach or discuss about and meet people with whom you can discuss these topics. You might call it a ‘dating platform’ for mentoring, but you get to learn something.

One thing that I want to stress: when thinking of a mentoring platform, people may think more as a place where to find a mentor. Odyssey project is this place and it is also the place to be a mentor. From my experience, being a mentor is a great learning opportunity, not only by learning when teaching, but by learning about how to interact, about how we interact and communicate in a one to one interaction, and ultimately by the spark of inspiration that happens when two individuals are brought together in a meaningful communication.

Q4. Can you share some success stories? What do the project participants say?

I think it’s too early to share stories, but we have testimonials of the participants in the project presenting their experience as a mentor, mentee, or network pair.

“…with mentor excellent, we had email conversation and we have online meetings via zoom. My mentor inspires me, give advices and encourages”. N.S. (mentee)

“It was really good, we have encouraged each other and supported to try new things in Toastmasters”. A.M.F. (networking pair)

“Availability: 5, Implication: 5, Learn: 5. She’s great and I look forward to mentoring her for the months to come”. F.B. (mentor)

“I’ve got a lot of ideas for marketing my club. It is a pleasure to talk with a smart professional”. G.R. (networking pair)

“Our meeting was very successful: Leena shared her experience in TM and helped me to find a person who can give me advices about our Russian prospective club in Spanish. Perfect matching”.  K.S. (networking pair)

“Very nice match. Deep knowledge of Toastmasters and ability to draw lessons from own situation and suggest necessary issues for my case”. P.Z. (mentee)

“Amazing inspiration on how I can improve – well – THINGS – as they don’t apply only to TM life ;)” M.W. (mentee)

“It was more than I expected (in the good way). Questions that I received from the mentor were valuable, I felt that mentor looks like the one who has a lot of experience in mentorship and has great listening skills”. M.R. (mentee)

Q5. Adriana, what are the plans for the future? Will the project continue the next TM year? Would you like to expand it above the D108 borders?

We also plan to change the software tools such that the project participants will adjust in an easier way their settings and preferences. We plan to make the platform available in several languages and this relates to the registering process as well as to the communication in the platform, because the meetings can already happen in the language preferred by the participants. However, this is a much more complex task and it requires to have dedicated person in the team who knows the additional language. Currently, we are happy to receive applications from people want to join our team and have a good command of Polish (the second most spoken language in the district) and could help with creating of the Polish version of the Odyssey platform and with the communication in Polish.

We currently have 70 registrations in the platform and 158 members in the Facebook group. We would like that by the end of Toastmasters year 2019-2020 everybody in the district would have heard at least about Odyssey project and we plan to continue the project also in the following Toastmasters year. Mentoring is a longer process and continuity is important.

We already have several participants outside the district borders and, as previously mentioned while giving priority to the Toastmasters in our district, we also welcome other districts to join. The more variation and expertise, the merrier.  

Q6. Wonderful plans. The last but not least, can you tell us about your role in the project and who is in your team?

Many people have contributed to the Odyssey platform and hoping that I remember all of them I list them here: Joanna Bołtruczyk , Andruţa Ilie, Krzysztof Indycki, Florin Lohan, Valeria Kholodkova, Eugenia Kostoeva, Aleksandr Sakulin, Rafał Staszek vel Staszewski, and Ewa Wojciechowska.

The Odyssey team is currently formed by the following enthusiastic and energetic people to whom I am very thankful (in alphabetical order):

  • Valeria Kholodkova (marketing)
  • Eugenia Kostoeva (marketing)
  • Florin Lohan (technical platform)
  • Aleksandr Sakulin (planning and processing)
  • Adriana Vasilache (planning, processing and communication) and I also get to call the meetings for checking the status and discussing the next steps because I really believe that a platform that enables communication between people who want to learn from one another can only be useful.

We wrześniu 2019 Dystrykt 108 uruchomił ODYSSEY PROJECT.

Podobnie jak w systemie edukacyjnym Toastmasters, projekt ten posiada dwie główne ścieżki: MENTORING i NETWORKING.

Na ścieżce mentoringowej, mentor i podopieczny są wybierani na bazie wspólnych zainteresowań poszczególnymi umiejętnościami. Na ścieżce networkingowej, dobór par jest losowy.

Celem projektu jest ułatwienie procesu znalezienia odpowiedniego mentora lub podopiecznego oraz nawiązanie kontaktów w społeczności Toastmasters.

Dziś rozmawiamy z Adrianą Vasilache, Dyrektorem Rozwoju Klubów w Dystrykcie 108 i założycielką Projektu Odyssey, zadając jej wiele pytań: “kiedy?, co?, jak?, po co? i dlaczego?”.

Pytanie 1. Adriano, powiedz nam, skąd pomysł na taki projekt? Co cię zainspirowało?

Lubię zajmować się liczbami i obserwować korelacje w różnych danych. Podczas przygotowań do jednej z mów, sprawdziłam liczbę członków w klubach, porównałam ją z liczbą członków zaawansowanych i z tym, jak radzą sobie kluby w Finlandii. Stało się dla mnie jasne, że kluby które mają pewne kłopoty, mają małą liczbę zaawansowanych członków.

W zasadzie wydaje się to oczywiste, ale miałam nadzieję, że zobrazowanie tego pokaże to jaśniej. Okazało się również, że kluby takie są często odizolowane geograficznie. Zauważyłam również, że w moim klubie macierzystym nowi członkowie byli bardzo entuzjastycznie nastawieni do nawiązania relacji mentorskiej, co z kolei sprawiało, że zaawansowane osoby najczęściej były przeładowane zadaniami. Tak więc, w skrócie – po tym jak usłyszałam od trzech nowych osób na pierwszym ich spotkaniu w moim klubie pytanie o to, jak mogą skontaktować się z mentorem, pomyślałam, że powinniśmy zbudować pewną pulę mentorów w Toastmasters w Finlandii. Niedługo później zostałam Dyrektorem Rozwoju Klubów i pomysł rozszerzenia założeń projektu na cały dystrykt przyszedł zupełnie naturalnie.

Prawdę mówiąc, jestem osobą dość nieśmiałą i miałam nadzieję, że taka platforma mogłaby pomóc również tym osobom w naszym dystrykcie, które obawiają się poszukać mentora na własną rękę.

Pytanie 2. Dlaczego ODYSSEY? Czy jest to nazwa w jakiś sposób symboliczna?

Tak, jest symboliczna.

Myślę, że to dobre miejsce, aby zacytować Valerię – naszą Dyrektorkę PR w dystrykcie, która zaproponowała nazwę Odyssey:

“Kiedy zaczęłam szukać synonimów i sprawdziłam etymologię słowa MENTORING, zobaczyłam, że Mentor to imię osoby której Odyseusz powierzył opiekę nad swoim synem, Telemachem, podczas gdy on wyruszył na wojnę.

Potem pomyślałam – być może Odyssey Project to byłaby dobra nazwa? Odys miał jasny plan, ale musiał pokonać pewne przeszkody (takie jak znalezienie dobrego mentora) jak również nawiązał wiele znajomości podczas swej podróży do domu. Opowieść miała jednak swój szczęśliwy koniec.”

Nie musiała dodawać nic więcej.

Telemach i Mentor w Odysei

Pytanie 3. Kto może dołączyć do projektu? Jak to wszystko działa? 

Każdy członek Toastmasters może dołączyć, ale priorytetem są dla nas osoby z Dystryktu 108. (aktualizacja: osoby spoza Toastmasters mogą dołączyć do programu i wziąć udział w 2 rundach)

Zasada działania jest taka: osoba wypełnia formularz rejestracyjny, zaznaczając umiejętności w których chce być mentorem lub chce być mentorowana. Umiejętności są pogrupowane w trzech kategoriach: komunikacja, liderstwo oraz role w zarządzie klubu i dystryktu. Jeśli jest również zainteresowana spotkaniami networkingowymi, zaznacza czy chce spotkać się online, czy twarzą w twarz, oznacza miasto w którym mieszka i podaje kilka faktów o sobie, które zostaną przekazane jej partnerowi z networkingu. Bierzemy również pod uwagę język, w jakim osoby chcą realizować swoje spotkania.

Proces ustrukturyzowany jest w rundach. Runda zaczyna się kiedy zostaną wylosowane pary. Następnie mają one 3 tygodnie, aby się spotkać przez internet lub twarzą w twarz. Po trzech tygodniach każdy uczestnik otrzymuje link do ankiety z prośbą o informację zwrotną dotyczącą partnera, jak również całego procesu. W ankiecie, zaznacza również czy chce kontynuować współpracę ze swoim mentorem lub mentee. Para kontynuuje relację mentorską tylko jeśli obie strony wyrażą taką chęć. Jeśli tak się nie stanie – nowy mentor lub podopieczny zostaną wybrani w kolejnej rundzie, aż wybrane zostaną odpowiednie pary. W ścieżce networkingowej, pary automatycznie zmieniają się co rundę. Czas na przekazanie informacji zwrotnej to jeden tydzień, stąd też cała runda trwa cztery tygodnie. Jeśli uczestnik zdecyduje się zaangażować w danej rundzie, to jest to również oznaka szacunku, ponieważ po drugiej stronie – ktoś czeka. Dlatego też, po każdej rundzie jest możliwość zdecydowania, czy chce się kontynuować czy nie

Istnieje również grupa na Facebooku dedykowana dla platformy, która pozwala na podzielenie się doświadczeniami mentorskimi i networkingowymi, wymianę wiedzy odnośnie mentorstwa, zadawania pytań dotyczących platformy i która pokazuje na jakim etapie jesteśmy w naszej podróży Odyssey.

Aktualnie kończymy drugą rundę. Po zebraniu informacji zwrotnych po pierwszej i drugiej rundzie, delikatnie dostosujemy proces na kolejne rundy, ale główne zasady pozostają takie same: powiedz czego chcesz się nauczyć, czego możesz nauczyć, o czym chcesz podyskutować i spotkaj się z kimś, kto interesuje się podobnymi tematami. Możecie nazwać to “mentoringową platformą randkową”, tylko jej celem jest rozwój i nauka.

Jedną rzecz chciałabym wyraźnie zaznaczyć: myśląc o platformie mentoringowej, ludzie mogą pomyśleć o miejscu do odnalezienia mentora. Projekt Odyssey jest takim miejscem, jednak również jest miejscem do bycia mentorem. Z mojego doświadczenia – bycie mentorem jest świetną okazją, nie tylko do uczenia się w trakcie uczenia kogoś, lecz również zrozumienia jak można współpracować, jak aktualnie współdziałamy ze sobą i komunikujemy się, w relacjach z inną osobą, ale również do odkrycia tej iskry inspiracji, pojawiającej się, kiedy dwie indywidualności spotykają się ze sobą podczas rozmów o tak ważnym znaczeniu.

Pytanie 4. Czy możesz podzielić się jakimiś historiami sukcesu? Co mówią uczestnicy projektu?

Myślę, że jest zbyt wcześnie, aby mówić o historiach, mamy jednak wypowiedzi uczestników prezentujących swe doświadczenia jako mentor, podopieczny bądź w relacji networkingowej.

“… relacja z moim mentorem była doskonała – wymieniliśmy wiadomości poprzez e-mail oraz spotkaliśmy się na platformie Zoom. Mój mentor inspiruje mnie, służy radą i zachęca”. N.S. (mentee)

“Relacja networkingowa była naprawdę wspaniała, nawzajem zachęcaliśmy i wspieraliśmy się w próbowaniu nowych elementów w Toastmasters”. A.M.F. (para networkingowa)

“Dostępność: 5, Skutki: 5, Nauka: 5. Ona jest wspaniała i nie mogę się doczekać kolejnych sesji mentoringowych w przyszłych miesiącach”. F.B. (mentor)

“Otrzymałem wiele pomysłów na promocję mojego klubu. To przyjemność, rozmawiać z tak mądrym profesjonalistą” G.R. (para netowrkingowa)

“Nasze spotkanie było bardzo owocne: Leena podzieliła się swoim doświadczeniem w Toastmasters i pomogła znaleźć osobę, która udzieli rad dotyczących mojego hiszpańskiego klubu w budowie w Rosji. Perfekcyjne dopasowanie.” K.S. (para netowrkingowa)

“Bardzo dobre dopasowanie. Głęboka wiedza o Toastmasters i umiejętność wyciągania wniosków z własnych doświadczeń oraz sugerowania rozwiązań w moim przypadku” P.Z. (mentee)

“Wspaniała inspiracja dotycząca tego, jak mogę usprawnić pewne – cóż – SPRAWY – jako że umiejętności Toastmasters przydają się również w życiu” M.W. (mentee)

“Dostałem znacznie więcej niż oczekiwałem (w pozytywnym tego słowa znaczeniu). Pytania, które zadawał mi mentor były cenne, czułem, że mój mentor ma ogromne doświadczenie mentorskie i wspaniałe umiejętności słuchania”. M.R. (mentee)

Pytanie 5. Adriano, jakie są plany na przyszłość? Czy projekt będzie kontynuowany w kolejnym roku Toastmasterowym? Czy chciałabyś rozszerzyć jego działanie poza granice Dystryktu 108?

Planujemy zmienić używane oprogramowanie, tak aby każdy uczestnik programu mógł w łatwy sposób zmieniać swoje dane i preferencje. Planujemy udostępnić platformę w kilku językach. Dotyczy to całego procesu rejestracji, jak również komunikacji. Spotkania już teraz odbywają się w języku preferowanym przez uczestników. To jednakże jest znacznie bardziej skomplikowane zadanie i wymaga specjalnych osób w zespole, które znają dodatkowe języki. Aktualnie, zapraszamy szczególnie osoby znające język polski (drugi najczęściej używany język w naszym dystrykcie) i które mogą pomóc stworzyć polską wersję platformy Odyssey, jak również wesprzeć komunikację.

Aktualnie na platformie zarejestrowanych jest 70 osób i mamy 158 członków w grupie na Facebooku. Chcielibyśmy, aby do końca roku Toastmasterowego 2019-2020 każdy w dystrykcie przynajmniej usłyszał o Projekcie Odyssey i planujemy kontynuować działania w kolejnym roku. Mentoring to dość długi proces, dlatego ciągłość działania ma tutaj kluczowe znaczenie.

Mamy już kilkunastu członków spoza dystryktu i – jak wspomniałam wcześniej – mimo że dajemy priorytet Toastmasterom z naszego dystryktu, zapraszamy również osoby z innych dystryktów do dołączenia. Im więcej będziemy mieli różnorodności i doświadczeń, tym lepiej.

Pytanie 6. Wspaniałe plany. Ostatnie pytanie – czy możesz nam opowiedzieć o swojej roli w projekcie i o tym kto działa w zespole?

Wielu ludzi wniosło swój wkład w platformę Odyssey. Mając nadzieję, że o wszystkich pamiętam, chciałabym im podziękować: Joanna Bołtruczyk, Andruţa Ilie, Krzysztof Indycki, Florin Lohan, Valeria Kholodkova, Eugenia Kostoeva, Aleksandr Sakulin, Rafał Staszek vel Staszewski i Ewa Wojciechowska.

Zespół Odyssey składa się w tej chwili z kilku entuzjastycznych i prężnie działających osób, którym jestem za to bardzo wdzięczna (w kolejności alfabetycznej):

  • Valeria Kholodkova (marketing)
  • Eugenia Kostoeva (marketing)
  • Florin Lohan (platforma internetowa)
  • Aleksandr Sakulin (planowanie i przetwarzanie danych)
  • Adriana Vasilache (planowanie i przetwarzanie danych, komunikacja) – odpowiadam również za zwoływanie spotkań w celu dyskusji statusu i podejmowania dalszych działań, dlatego że mocno wierzę w to, że platforma umożliwiająca komunikację ludziom którzy chcą się wspólnie rozwijać może pomóc nam wszystkim.